Инвойс и счёт-фактура: как заполнять, чтобы налоговая была довольна
Если коротко: инвойс нужен клиенту для оплаты, а счёт-фактура нужна налоговой для учёта сделки. Иногда это взаимозаменяемые документы, но есть важные нюансы.
И нет, нельзя просто скинуть клиенту номер своей карты 😔 Налоговая любит документы.
👉 Хотите пропустить теорию — скачайте шаблон инвойса и разберётесь по ходу. Хотите разобраться — читайте дальше.
Содержание
- Что такое инвойс
- Что такое счёт-фактура
- В чём разница между инвойсом и счёт-фактурой
- Когда создавать инвойс и счёт-фактуру?
- Сроки, которые нельзя пропускать
- При расчётах в валюте
- Частые ошибки — основано на реальных событиях
- Частые вопросы
- Шаблоны инвойсов
Данная статья основана на требованиях и опыте работы с налоговой службой и банками Армении.
Что такое инвойс
Инвойс, или «счёт на оплату» — это документ, который вы отправляете клиенту. Главная задача инвойса: объяснить клиенту кому, за что и сколько он должен заплатить.
Если вы работаете с иностранным заказчиком, инвойс становится главным документом для оплаты. Банк или налоговая вправе запросить его вместе с договором, чтобы понять, откуда пришли деньги. Без него банк может задержать входящий перевод до выяснения всех деталей.
Формат заполнения инвойса в Армении
Документ может быть в произвольном формате, но в нём обязательно указывают:
- номер и дату документа
- реквизиты исполнителя и заказчика
- для ИП/ООО/юрлица: ИНН, название компании, страна, адрес, контакты
- для физлица: номер паспорта, ФИО, страна, адрес, контакты
- за какую работу или товар выставлен счёт
- сумму к оплате
- в какой валюте и по каким реквизитам платить
👉 Перейти к шаблонам инвойсов
Что такое счёт-фактура
Счёт-фактура — это тот же инвойс, но в формате, который налоговая читает автоматически: суммы, стороны, НДС — всё строго по полям, а не в красивом PDF с вашим логотипом. Посмотрите реальный пример счёт-фактуры.
Если ваш клиент (контрагент) в Армении тоже работает как ИП или компания, то созданная вами в Личном Кабинете налогоплательщика счёт-фактура отразится у клиента в его ЛК как входящий документ. И наоборот, если он выставит вам счёт-фактуру, то вы увидите её в своём Личном Кабинете налогоплательщика.
В чём разница между инвойсом и счёт-фактурой
Два документа, две аудитории:
- Инвойс – для клиента. Читаемый, в любом формате, на любом языке. Отвечает на вопрос клиента: "«Сколько и за что платить?» Смотреть пример инвойса
- Счёт-фактура – для налоговой. Строго стандартизированная форма. Отвечает на вопросы налоговой о происхождении средств. Смотреть пример счёт-фактуры
По одной сделке у вас часто будут оба документа — это нормально:
- Сделали работу (продали товар) → отправили клиенту инвойс на оплату
- На основе инвойса создали счёт-фактуру → передали в налоговую
В большинстве случаев счёт-фактуру делает бухгалтер или бот — вы только выставляете инвойс.
Когда создавать инвойс и счёт-фактуру?
Создавайте инвойс, когда вы готовы получить деньги за вашу работу или товар.
✏️ Правила хорошего тона: сначала прислать клиенту инвойс, а затем ожидать оплаты.
Пример того, как это работает в EasyTaxes
Предположим, вы работали весь ноябрь:
- 5 декабря вы создаёте инвойс за услуги с 1 по 31 ноября и отправляете клиенту. Попросите его указать в назначении платежа номер инвойса — банку так спокойнее и бухгалтеру легче.
- Вы посылаете этот же инвойс боту-бухгалтеру EasyTaxes – не дожидаясь оплаты
- Если инвойс в валюте, то бот автоматически переведёт сумму в драмы по курсу ЦБ Армении на дату выставления инвойса
- Бот создаёт счёт-фактуру на основе инвойса и передаёт её в налоговую, а заодно декларирует доход за 4й квартал
- Бот присылает вам уведомление с суммами налогов к оплате
Важно: доход по этой сделке относится к декабрю — не к ноябрю (когда вы работали) и не к январю (когда деньги пришли на счёт). Для налогового учёта значение имеет дата выставления инвойса.
Сроки, которые нельзя пропускать
Инвойс/счёт-фактуру нужно передать бухгалтеру или боту:
- Для услуг:
Не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем выставления инвойса. На практике лучше не задерживаться позднее 15 числа — в последние дни система налоговой загружена.
- Для товаров:
В день продажи товара. Речь об оформлении счёт-фактуры, если вы не работаете с кассовым аппаратом.
Если вы фрилансер или оказываете услуги — этот срок вас, скорее всего, не касается.
Для тех, кто продаёт товары: на практике налоговая пока относится к задержкам лояльно — технической возможности отслеживать все продажи у неё ещё нет, особенно на маркетплейсах вроде Wildberries или Ozon. Но в тексте закона срок строгий, без исключений — и инструменты контроля появятся раньше, чем кажется. Рекомендуем соблюдать.
При расчётах в валюте
Если расчёты не в драмах — для налогового учёта сумму переводят в AMD по курсу ЦБ Армении на дату выставления инвойса.
Не важно: когда деньги пришли на счёт, по какому курсу вы их конвертировали, сколько фактически получили в драмах. Только дата инвойса.
Нюанс: если дата инвойса — сегодня, курс ЦБ за этот день будет зафиксирован только вечером. Чтобы посчитать точную сумму, лучше дождитесь следующего дня.
Частые ошибки - основано на реальных событиях
Ошибка 1: Декларировать доход «после вычета» комиссий
Андрей заработал 100 000 драм. Деньги пришли — банк снял комиссию, на счёт упало 95 000. Андрей решил: «Запишу 95 000 в инвойс, зачем платить налог с того, что не получил?»
Так нельзя. Налог считается с суммы до вычета любых комиссий — платёжных систем, банковского перевода, НДС. В инвойсе должна стоять полная сумма по договору. Разница в 5 000 может навлечь обвинение в уклонении от уплаты налогов.
Ошибка 2: «Сначала получу деньги, потом оформлю»
Марина выставила инвойс в декабре, деньги пришли в феврале. «Вот и оформлю всё в феврале», — решила она.
Если инвойс был выставлен больше месяца назад или отчёт за прошлый период уже сдан — поздняя загрузка счёт-фактуры потребует перерасчёта и может привести к штрафу.
Передавайте инвойс бухгалтеру в день выставления — не ждите оплаты. Рекомендуем максимуму - до 20 числа следующего месяца.
Ошибка 3: Считать курс валюты на дату прихода денег
Дмитрий выставил инвойс на 100 долларов 15 декабря. В январе курс упал, и в драмах он получил меньше. «Задекларирую по январскому курсу, потому что получил меньше» — нет.
Декларировать нужно 100 долларов по курсу Центрального Банка на вечер 15 декабря — в день выставления инвойса. Вне зависимости от того, что произошло с курсом потом. Манипулирование курсом расценивается как уклонение от уплаты налогов.
Ошибка 4: Деньги на личную карту
Этот случай немного выбивается из темы, но важен. Деньги от предпринимательской деятельности можно получать только на бизнес-счёт ИП или ООО в банке. Наличные — только через кассовое оборудование.
Если деньги пришли на личную карту, а вы потом перевели их на бизнес-счёт добровольно для уплаты налогов — банк и налоговая могут счесть это средствами с непрозрачным происхождением. Даже если вы делаете это из самых честных побуждений.
Частые вопросы
Что если я не получу оплату по инвойсу/счёт-фактуре?
Если счёт-фактура уже ушла в налоговую, но сделка отменилась или сумма изменилась — загрузите корректирующую счёт-фактуру в Личный Кабинет налогоплательщика.
Можно ли заменить инвойс для клиента на счёт-фактуру?
Да, если ваш клиент:
- зарегистрирован в Армении
- понимает армянский язык
- и пользуется Личным Кабинетом налогоплательщика
Но учтите: в счёт-фактуре нет ваших реквизитов для перевода — клиенту они всё равно понадобятся. Посмотрите пример счёт-фактуры.
Можно ли заменить счёт-фактуру на инвойс?
Нет, нельзя. Налоговая принимает документы строго в стандартизированном формате.
Что указывать в назначении платежа?
Попросите клиента указать номер инвойса и ваши данные. Банку так легче сопоставить платёж с документами — меньше задержек.
Нужно ли готовить договор и инвойс до первого поступления?
Лучше заранее. Перед первым крупным платежом банк может запросить оба документа.
Какие документы хранить по сделке?
Храните документы в цифре: договор, инвойс, счёт-фактуру, переписку по сделке и подтверждение оплаты - поможет при проверках банка или налоговой. Система EasyTaxes хранит все документы в одном месте.
Это всё
Разобраться с инвойсами и счётами-фактурами непросто, особенно если вы только открыли ИП или переехали в Армению. Но теперь вы знаете главное: выставляйте инвойс сразу после завершения работы, не ждите оплаты, и дата на документе важнее даты прихода денег.
Остальное — техника.
👉 Попробуйте EasyTaxes — кидаете инвойс боту, и через минуту он уже в налоговой. Без бухгалтера, без ручного ввода.
Шаблоны инвойсов
Скачайте бесплатно шаблоны от EasyTaxes:
На английском:
